Zahlungsmethode Rechnung – übernommen durch die SOFORT Bank / Payment Network / BFS Finance

Update vom 28.02.2014

Ende Dezember 2013 war zu lesen (z.B. bei Gruenderszene.de), dass der schwedische Payment Provider “Klarna” das deutsche Unternehmen “Sofort AG” für 150 Millionen Dollar übernimmt.

Als Sofort AG Kunde merkte man dies auch schon vor dem 19.12.2013, da einige Zeit vorher Schreiben an die “Rechnung by Sofort” Kunden versandt worden sind, in denen angekündigt wurde, dass dieser Zahlungsservice eingestellt wird. Weiterhin wurde empfohlen zu Sonderkonditionen zu “Klarna” zu wechseln. Wir taten dies auch und sind mit dem Wechsel bislang sehr zufrieden.

Ob sich “Klarna” mit dem Kauf einen Gefallen getan hat, bleibt abzuwarten. Den Kunden hat das schwedische Unternehmen aber mit hoher Wahrscheinlichkeit einen Gefallen getan!

Schon in der Vergangenheit wurden Probleme bei Sofort bemängelt; seien es fehlerhafte Schnittstellen und Software (s.u.), fehlende Rückmeldungen, Nichterreichbarkeit der Kundenbetreuung….alles Dinge wo man sagen konnte: Nunja, ist ein junges Unternehmen, die brauchen noch Zeit. Generell wurde es ja auch meist besser.

Jüngst trat aber ein Fehler auf, bei dem man nur den Kopf schütteln kann und laut lachen müsste, wäre es nicht so traurig: Ausgezahlte Beträge aus der Zahlungsabwicklung stimmten deutlich nicht mit den “dazugehörigen” Belegen überein.
Kaum zu glauben aber leider wahr: Laut Aussage einer Kundenbetreuerin bei der Sofort AG sind diese Probleme bereits seit Mai 2013 aufgetreten. Nun werden wohl auf “Einzelbeleg”- Basis alle Vorgänge überprüft.

Im Rahmen einer Überprüfung fielen uns die abweichenden Beträge auf Konto und den “dazugehörigen” Belegen auf. Auf mehrfache Nachfrage im Januar und Anfang Februar 2014, wurde uns dann Mitte Februar per eMail mitgeteilt, dass wir mit der Klärung bis Ende Februar rechnen könnten. Da bis heute (28.02.) jedoch keine Rückmeldung seitens Sofort AG erfolgte, fragten wir telefonisch nach. Die Aussage der Kundenbetreuerin, die uns die Klärung bis Ende Februar zugesagt hatte, war nur, dass

• heute mit keiner Information mehr zu rechnen sei,
• die Überprüfung nun andere Kollegen machen würden,
• wir sicherlich nicht die einzigen Kunden seien, die das Problem hätten,
• nicht absehbar wäre wann mit einer Klärung zu rechnen sei und
• es ihr leid tue, sie aber nichts machen könne.

Quintessenz: Ein Unternehmen, welches sich auf Zahlungsabwicklung spezialisiert hat, ist nicht in der Lage korrekte Abrechnungen zu erstellen.

Wir können nur für alle Kunden hoffen, dass Klarna das schnell ausgebügelt bekommt und die Zahlungsabwicklung zukünftig abläuft, wie man es erwarten kann.

Ursprünglicher Artikel vom 11. Juni 2012

Wir haben uns bei einem unserer Shopprojekte dafür entschieden, Kauf auf Rechnung anzubieten, da viele Kunden sehr gerne so zahlen wollen.

Weil wir dies aber ungern auf eigenes Risiko machen wollten, haben wir uns für die “sichere” Variante entschieden und nach einem Abwickler gesucht.

Es gibt mittlerweile doch eine größere Auswahl an sog. Factoringanbietern, wie z.B. Billsafe oder die Payment Network AG , die die bekannte “sofortüberweisung” aber auch “Rechnung by Sofort” anbietet und dieses direkt mit Extension / Magentointegration.

Da wir mit sofortüberweisung gute Erfahrungen gesammelt hatten und die Konditionen von Rechnung by Sofort überzeugend waren, entschieden wir uns schließlich für dieses Angebot.

Die Firmenstruktur dieses Unternehmens ist ein wenig unübersichtlich:

1. Auf der einen Seite die Payment Network AG, die u.a. die Software bereit stellt und ein Backoffice bietet, in dem die einzelnen Buchungen gefunden werden können.
2. Die SOFORT Bank auf diese laufen die Zahlungen der Kunden ein. Die SOFORT Bank tritt als eigene Bank auf und hat eigene Onlinebankingfunktionen wie andere Banken auch. Das Konto kann also auch mit Starmoney / Wiso Mein Geld etc. verwaltet werden.
3. Die Bertelsmann Gruppe (BFS Finance GmbH). Diese sammelt das Geld ein / lässt es sich von den Shopkunden überweisen und überweist es anschließend auf das SOFORT Konto.

Dieser Überblick ist absolut kurz gehalten, gibt aber einen ungefähren Einblick in die Strukuren.

Was passiert also bei Rechnung by Sofort? Der Shopbetreiber “verkauft” seine Zahlungsforderung direkt an Sofort / BFS. Es darf also nicht die eigene Rechnung der Sendung beigelegt werden, sondern ausschließlich die von Sofort / BFS mit deren Daten und der Information, dass die Zahlung an diese geleistet werden soll.

Dies funktioniert mit dem Magento Modul so, dass Bestellungen, die im Shop generiert wurden in einen “Ausstehend” Status gehen. In der Bestellung sieht es dann so aus:

Nun muss der Händler entscheiden, ob er die Bestellung annimmt oder nicht. In dem Augenblick in dem die Bestellung angenommen wird, fallen erst Gebühren für den Händler an. (Die Gebühren sind direkt über die Seite von Sofort zu erfahren.)

Soll die Bestellung angenommen und der Auftrag weiter verarbeitet werden, wird über das Magento Backend eine Rechnung durch die Extension über den Sofort Server generiert. Wichtig ist hierbei darauf zu achten, dass der Kunde weder eine Rechnungskopie vom System erhält, noch die Kontoinformationen des Händlers (da nicht auf das Händler-Konto, sondern das von BFS überwiesen werden soll).
Nachdem die Rechnung generiert wurde, kann die Rechnung von Sofort auch direkt aus der Bestellung gedruckt werden. Im Bereich Zahlungsinformation gibt es einen Link, der nach Anklicken direkt ein PDF öffnet. Dieses kann dann gedruckt werden:

Man legt also die Rechnung der Sendung bei und verschickt alles an den Kunden.

Den Rest sollte dann Sofort erledigen und man erhält sicher sein Geld.

Für den Kunden gibt es eigentlich nur wenige Unterschiede im Frontend. Es gibt die Zahlmöglichkeit “Rechnung by Sofort”, die normal gewählt werden kann. Nach dem Abschluss der Bestellung überprüft Sofort im Hintergrund automatisch anhand verschiedener (unbekannter) Kriterien, ob der Kunde mit Rechnung zahlen darf oder nicht bevor die Bestellung bestätigt wird. Dies dauert meist wenige Sekunden. Hier KANN es vorkommen, dass Rechnung nicht zugelassen wird aber -aus welchem Grund auch immer- Lastschrift. Der Kunde muss dann seine Kontodaten eingeben, um die Bestellung abzuschließen.
Wird bei der Prüdung festgestellt, dass der Kunde nicht kreditwürdig ist, gibt es die Meldung “Die gewählte Zahlart ist leider nicht möglich oder wurde auf Kundenwunsch abgebrochen. Bitte wählen Sie eine andere Zahlweise.” Problem bei älteren Shopsystemen wie z.B. 1.4 kann sein, dass der Kunde leider nicht wieder in den Warenkorb geleitet wird, sondern die Bestellung storniert wird und der Warenkorb leer ist. Der Kunde kann also nochmal komplett neu bestellen. Weiterhin gibt es eine IP Sperre. Hat der Kunde also schon einmal versucht per Rechnung zu zahlen und dies wurde abgelehnt, kann er mit derselben IP nicht direkt anschließend nochmals versuchen so zu zahlen. Dies ist natürlich eine Vorbeugung gegen Betrug. Hat jemand aber eine Packstationsadresse eingegeben oder die von der Firma, wird es schwer die Privatadresse zu erfassen. Teilweise gibt das Zahlungsmodul dem Kunden aber noch die Möglichkeit die Adresse zu korrigieren.

Was passiert im Falle einer Rücksendung / Retoure?

Fällt eine Gutschrift an, wird diese standardmäßig im Backend von Sofort generiert und BFS zahlt nach einiger Zeit (hier kann es auch mal eine Woche dauern) das Geld an den Kunden zurück. Bei der Gutschrift hat man die Möglichkeit die komplette Rechnung aber auch nur einzelne Artikel gutzuschreiben. Leider ist zur Zeit nicht berücksichtigt, dass auch Teilbeträge erstattet werden. In unserem Fall hatten wir eine Aktion mit 20% Rabatt auf den Warenkorb. Legte der Kunde mehrere Artikel in den Warenkorb und nutzte den Gutschein, wurden von allen Produkten die 20% abgezogen. Dieser Gutschein bzw. dessen Betrag taucht in der Rechnungsübersicht als eigene Rechnungsposition auf mit dem Betrag des abgezogenen Wertes.
Somit steht also für jeden Artikel eine Position mit normalem Preis in der Rechnung und eine eigene Position mit dem abgezogenen Gutschein”wert”. Möchte man also einen Artikel gutschreiben, wird der komplette Normalpreis dieses Artikels gutgeschrieben, der Gutscheinwert verändert sich aber nicht. Es wird also mehr gutgeschrieben, als eigentlich sollte.
Selbes gilt für Versandkosten. Auch diese lassen sich nicht anpassen oder gutschreiben. Nur bei Komplettgutschriften sind diese Positionen dann enthalten.

Und noch weitere Punkte, die uns in der Zeit bei “Rechnung by Sofort” aufgefallen sind

1. Ein Punkt, der nach Lektüre der Informationen zu Rechnung by Sofort auffällt: Die Auszahlung des Geldes für Bestellungen erfolgt frühestens 21 Tagen nach Bestätigung der Rechnung, möglich sind aber auch bis zu 27 Tagen, da immer am (folgenden) Dienstag ausbezahlt wird (sind die 21 Tage also am Mittwoch erreicht, muss noch bis Dienstag folglich weitere 6 Tage gewartet werden, bis das Geld überwiesen wird. Bis es dann ankommt, ist eine Frage der Banklaufzeit).
2. Gutschriften werden jedoch direkt berechnet und fällig. So kann es im ersten Monat der Zusammenarbeit sein, dass nur berechnet und nichts ausgezahlt wird. Hier kann man als Startup eventuell in Zahlungsprobleme kommen, wenn man nicht genau seine Retourenquote beachtet.
3. Und noch etwas: Es fallen 2,99% des BruttoVKpreises als Nettogebühr an plus Transaktionsgebühr (aktuell € 0,49) für jede bestätigte Bestellung. Diese Gebühren fallen in jedem Fall an, ob retourniert wird oder nicht. Im Zusammenspiel mit Punkt 2 kann man sich ja mal überlegen wann die erste Auszahlung z.B. bei einer Retourenquote von 20% auf’s Konto kommen.
4. Nicht so gut ist, dass Sofort mit der Bestätigung der Bestellung durch den Händler eine Mail an den Kunden schickt mit den Rechnungsinformation. Somit sind viele Kunden irritiert, ob sie nun doch vorab bezahlen müssen oder erst nach Erhalt der Ware.
5. Ein Punkt, der den Kunden im Checkout am besten noch mitzuteilen ist: Die Wahl der Rechnungsadresse muss eine “natürliche” sein. Packstationen werde nicht akzeptiert und auch bei vielen Firmenadressen kommt es zur Nichtzulassung der Zahlung.

Die o.g. sind Punkte, die zur Kenntnis zu nehmen sind und/oder einer Verbesserung würdig. Nachfolgend jedoch sehr schwerwiegende Punkte, die wir in der Zusammenarbeit erfahren haben:

1. Falsche Abrechnung: Durch Überprüfung der Umsätze und Auszahlungen unsererseits, stellte sich heraus, dass die ausgezahlten Beträge zu gering waren. Nach einem Hinweis von unserer Seite, kam der Hinweis: dass nach Rückfrage bei BFS finance ein technischer Fehler festgestellt wurde, durch den eine falsche Auszahlungsübersicht generiert wurde und somit zu wenig Geld ausgezahlt wurde. Dieser Fehler würde nun behoben und das fehlende Geld ausgezahlt.
2. Zusortierung von Überweisungen zu Rechnungen: Leider ist es (zur Zeit) nicht möglich für die Buchhaltung eine Übersicht über alle erhaltenen Zahlungen mit Nennung der Bestellnummer aus dem Shop zu generieren. Auf der von Sofort generierten Rechnung steht zwar die shopinterne Bestellnummer vermerkt (sie muss also an einer Stelle dem Sofort System bekannt sein), jedoch taucht sie in den Übersichten nicht mehr auf. Eine Zusortierung von Bestellungen ist also nur über die -von Sofort vergebenen- Rechnungsnummern möglich.
3. Gerade passiert (11.06.12): “Aus technischen Gründen” wurde der Rechnungsbetrag doppelt von unserem Konto abgebucht. Wir sollten diesem nicht widersprechen. Er wird umgehend zurück gebucht. Nur eine kurze Mail ohne “es tut uns leid” oder ähnliches. Nur der Hinweis, wir haben doppelt abgebucht.
4. Auch gerade passiert (19.06.12): Der Buchhaltung fiel auf, dass die Gutschriften nicht korrekt waren. Es wurden Teilgutschriften über das SOFORT Backend erstell = Nicht alle Positionen wurden gutgeschrieben. Jedoch waren auf der Gutschrift selber auch Positionen genannt und eingerechnet, die NICHT gutgeschrieben und weiterhin berechnet wurden. So war es in einem Fall so, dass von drei Positionen zwei gutgeschrieben wurden, auf der Gutschrift aber alle drei Positionen genannt waren, der Gutschriftsbetrag auch den kompletten Rechnungsbetrag gutschrieb, im Text an den Kunden aber schrieb “bitte zahlen Sie Betrag X (für die verblieben Position)”. Auf Anruf wurde mitgeteilt, dass es sich wohl um ein technisches Problem handele und man sich darum kümmere.

Alles in allem können wir abschließend sagen:

Das Angebot Rechnung by Sofort ist sicher nicht schlecht. Teilweise hat man aber das Gefühl der einzige Kunde zu sein. Es fallen doch immer wieder Probleme auf, die jedem Kunden auffallen sollten. Die Doppelbuchungen oder Zuwenigüberweisungen wie auch Gutschriftsfehler sind weitere Punkte an denen Sofort dringend arbeiten muss. Seit längerem arbeitet man nun schon konzentriert an einem neuen Backoffice Bereich, der viele Dinge transparenter und auswertbarer machen soll. Hiervon ist bislang aber noch nichts veröffentlicht worden. Auswertungen sind über das Backoffice sind teilweise aber jetzt schon möglich und funktionieren ordentlich (hier kann man übrigens wieder nach der Shopinternen Bestellnummer suchen, die bei der Zahlungsübersicht dann aber wieder nicht zu sehen ist…)

Update Juli 2012: Es ist wirklich etwas passiert! Die monatlichen Auswertungen sind nun vorbildlich. Shopbestellnummern werden mit Sofortbestellnummern in Verbindung gebracht und somit sind Zusortierungen einfacher geworden.

Auch im Administrationsbereich hat sich einiges geändert. Von grafischen Änderungen abgesehen, ist nun eine wertmäßige Gutschriftenanpassung möglich.

Es ist erfreulich, dass Kritik angenommen und in Änderungen umgesetzt wurde.

Beste Grüße von der spring o’6 GmbH